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Un unico luogo per tutti i servizi di primo livello del Comune - dai certificati di Stato civile all’iscrizione alle mense scolastiche, dalla Carta d’identità alla presentazione di pratiche, dalla richiesta di moduli all’autentica di firme – aperto dal lunedì al venerdì con orario continuato dalle 8 alle 18,30, e il sabato mattina dalle 8 alle 12,30. “Punto Comune. Semplice, integrato, unico” è il nuovo servizio di front office unificato, aperto da lunedì 16 ottobre 2017 al primo piano del Palazzo Comunale di Scandicci, con accesso dalla terrazza pensile del Municipio o tramite ascensori dall’ingresso di via Pantin. Con l’apertura del front office unificato “Punto Comune” tutti i cittadini avranno risposte alle proprie esigenze recandosi unicamente nel nuovo ambiente, che è stato realizzato con box di cristallo, plexiglass, schermi informativi, sedute per l’attesa e sistemi informatizzati per ridurre al massimo i tempi in fila. I nuovi locali sono suddivisi in un’area di prima accoglienza Info Point - dove è possibile chiedere informazioni oppure prendere il numero per accedere ai servizi successivi – in salette di attesa, in quattro postazioni dove gli addetti ricevono il pubblico per avviare le diverse pratiche, e in tre postazioni per l’attività di back office, che all’occorrenza (in caso di afflussi straordinari di utenze), potranno passare istantaneamente all’attività di ricevimento del pubblico, grazie ad un sistema di massima flessibilità finalizzato al miglior servizio possibile per i cittadini. Con l’apertura di metà ottobre parte la fase preliminare del servizio “Punto Comune”, che avrà step attuativi intermedi e andrà a pieno regime con l’inizio del prossimo anno. Apre Punto Comune. Semplice, integrato, unico.

Questo tipo di “rodaggio” - per un servizio assolutamente nuovo nel rapporto tra le persone e i servizi dell’Amministrazione Comunale - è necessario anche per verificare le esigenze reali dei cittadini, i momenti di massima affluenza e i tempi organizzativi delle diverse attività, grazie a sistemi digitalizzati di monitoraggio e reportistica, con l’obiettivo di calibrare al meglio il front office unificato “Punto Comune” in vista della fase definitiva di gennaio.

“Un grazie di cuore a tutti coloro che hanno lavorato e che lavorano a questo progetto per il lavoro di squadra che stiamo portando avanti. Apriamo adesso un servizio che mette al centro dell’organizzazione del Comune le esigenze del cittadino – dice il Sindaco Sandro Fallani – abbiamo concretizzato un progetto che scardina un approccio anche culturale nei rapporti tra l’Amministrazione Pubblica e le persone che si relazionano. I cittadini chiedono e hanno diritto a risposte esaustive e corrette, la nostra sfida è darle in tempi certi e con le modalità giuste. Da adesso lo facciamo in un luogo innovativo, bello, accogliente, sempre aperto, che è stato progettato dai nostri uffici. Questo progetto rivoluziona anche l’organizzazione del lavoro del Comune e la migliora, perché concentrando l’attività di ricevimento del pubblico in un unico servizio, gli altri uffici si dedicano a tempo pieno a portare a termine le proprie attività che poi si concretizzano nelle risposte ai cittadini”.


Ogni anno sono circa 120 mila i contatti tra il Comune e i cittadini, 58.300 dei quali solo all’Ufficio relazioni con il pubblico.


Queste le diverse fasi di attuazione del progetto di front office unificato “Punto Comune”: nella prima fase sono attivati tutti i servizi di Urp, quelli demografici (Anagrafe, Stato Civile, Elettorale) e viene fatta un’attività di filtro verso tutte le attività degli altri uffici; nella seconda fase presso il Punto Comune saranno attivi tutti i servizi di base (I livello) relativi a ogni ufficio comunale, mentre tutti i servizi tecnici e specialistici (II livello) saranno accessibili tramite appuntamento; nella terza fase il progetto di riorganizzazione giunge a compimento con la fornitura di ulteriori servizi come l’iscrizione scolastica, il pagamento della mensa e delle multe.


Nel nuovo Punto Comune lavora un team di 11 persone (saranno 12 a partire da gennaio) selezionate e opportunamente formate per garantire la massima efficienza e correttezza nelle risposte.


L’ingresso dal piano terra continuerà ad avere un presidio fisso con un servizio di portierato, ma non vi saranno effettuate attività rivolte direttamente ai cittadini.


Per realizzare il front office unificato “Punto Comune” l’Amministrazione Comunale ha investito 586.530,44 euro iva inclusa per il primo lotto relativo ai lavori edili al primo piano del Municipio, e 217.166,97 euro iva inclusa per il secondo lotto per i lavori di realizzazione dei nuovi ambienti.